Mucho se está hablando últimamente de la posibilidad de utilizar Microsoft Teams como sistema de comunicaciones integral para las compañías que necesiten unificar sus comunicaciones.
Pero esto de la telefonía en nuestro programa de comunicaciones no es nuevo, viene de atrás con Microsoft Lync y posteriormente, mucho más mejorado con Skype Empresarial. Ahora le toca el turno a Microsoft Teams.
Pero ¿por qué hay poca información sobre esto o lo que hay es ambiguo? Bueno, no es nada nuevo que las compañías telefónicas sean las menos claras del mundo al tratar de explicar cómo funcionan, y en un sistema somo este, la cosa se complica aún más. Pensemos que Microsoft es una compañía americana y allí tienen sus propios sistemas de telefonía y difieren de los de aquí.
Con la llegada de Teams, lo primero que Microsoft tuvo que hacer es llegar a acuerdos con algunas de las compañías de nuestro país, pues este sistema dependerá de una tarifa por minutos de uso y lógicamente, dependiendo del volumen puede ser más o menos costoso, pero el sistema se comporta como una operadora y entregará números a discreción, por lo que esos acuerdos han tardado, pero ya podemos disponer de este servicio telefónico para nuestras compañías.
¿Qué necesitamos?
Microsoft ofrece Business Voice si tenemos hasta 300 empleados y una de las siguientes suscripciones de Microsoft 365:
- Microsoft 365 Empresa Básico
- Microsoft 365 Empresa Estándar
- Microsoft 365 Empresa Premium
- Microsoft 365 F1
- Microsoft 365 F3
- Office 365 F3
- Microsoft y Office 365 Enterprise E1 o E3
- Microsoft 365 y Office 365 Educación A1 o A3
- Microsoft 365 y Office 365 Administración Pública G1 o G3
- Microsoft 365 Empresa Básico para organizaciones sin ánimo de lucro
- Microsoft 365 Empresa Estándar para organizaciones sin ánimo de lucro
- Microsoft 365 y Office 365 para ONG E1 o E3
Para empresas de mayor envergadura, será Microsoft 365 E5 la suscripción que integrará este sistema de serie.
¿Y por qué digo que se integra de serie? Pues porque, en el resto de las suscripciones, Business Voice es un Add On que hay que contratar a parte con unos costes por usuario al mes y es de lo que hablaremos a continuación.
Aunque Microsoft en ocasiones nombra este sistema como Business Voice, en España lo encontraremos como Sistema telefónico de Microsoft 365, y se trata de una licencia que hay que adquirir para poder “activar” de alguna manera este sistema telefónico a nuestro tenant. Esta licencia es para 25 usuarios, aunque podremos ampliar más adelante si es necesario.
Este Add On de M365 es como la línea de teléfono que llega a casa, pero en sí no tiene mucho más, no podremos utilizarlo si no disponemos de un Plan de llamadas, y es precisamente la segunda licencia que nos hace falta. Actualmente hay tres planes de llamadas en España:
- Plan de llamadas nacionales
- Plan de llamadas internacionales
- Plan de llamadas mixto
Estos planes se encuentran en dos modalidades actualmente, el base de 120 minutos por usuario/mes y el Pro de 600 minutos por usuario/mes. Los precios de ambos planes varían entre uno y otro, pero en este punto es donde veremos la ventaja y necesidades de nuestra compañía para contratar estos planes.
Todos los planes de llamadas que contratemos se agregan a un único pool de minutos, por lo que, si nuestra empresa contrata planes de llamadas de 120 minutos para 20 usuarios, tendremos un total de 2.400 minutos para consumir. ¿Serán suficientes? Pues en caso de que no lo sean, puedes contratar bloques de otros 120 minutos que se pagan con tarjeta de crédito, si te falta un mes, pero para el siguiente, piensa cuantos minutos te han hecho falta de más y cambia algunas de los planes a 600 minutos, 2, 3, 4… los que necesites.
Además de estos planes de llamadas, desde Microsoft Teams podremos reservar números de más, es decir, tendremos la opción de disponer de varios números para los usuarios o servicios, pues podremos configurar nuestro Teams como una centralita, creando colas de llamadas u operadores automáticos que dirigirán las llamadas a puntos determinados.
Podremos también reservar números para audio llamadas de Teams, de manera que las personas que no dispongan de Teams para una reunión, puedan unirse llamando a un número de teléfono. Podemos reservar incluso números para distintos países si, por ejemplo, tenemos clientes o contactos extranjeros y así se realizará una llamada local.
Por último, también tendremos la posibilidad de hacer portabilidad de números existentes, por ejemplo, de los números de la empresa o de los teléfonos de empresa.
Ya tengo una centralita ¿puedo acoplarla en este sistema?
Pues la respuesta es si y no. Microsoft Teams funcionará propiamente como una centralita virtual, o vPBX, como se suelen conocer. No hay posibilidad de “importar” una centralita física o de otro operador en el sistema, pero para ello, Microsoft dispone de un sistema que funciona a través de una serie de operadores que se denomina Direct Routing. Esto crea un enlace externo desde nuestro Teams con este “puente” y de ahí a la centralita, haciendo compatibles ambos sistemas.
Mis dispositivos IP ¿serán compatibles?
Aquí nos encontraremos con dispositivos que serán y otros que no, pero la gran mayoría no te darán problemas.
Microsoft trabaja actualmente con diversas marcas para ofrecer dispositivos compatibles y con funcionalidades extendidas para Microsoft Teams.
¿Necesitas más información? No dudes en consultarnos y te ponemos al día con la mejor opción para tu empresa.
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