Los sistemas de colaboración en línea se están poniendo a prueba ahora más que nunca, debido a la crisis sanitaria que ha generado el COVID-19 y la imposición de los gobiernos de enviar a sus trabajadores a casa. Este es un hecho excepcional y aunque muchos ya están acostumbrados a tele-trabajar y utilizar herramientas colaborativas en línea, hay muchísimas personas que las desconocen o no saben sacarles partido. Aprende a teletrabajar y colaborar en línea con Microsoft Teams.
Microsoft, desde hace ya unos cuantos años, ha estado perfeccionando sus herramientas de comunicación empresarial, y desde que empezamos a trabajar con Lync, la cosa ha cambiado bastante. La apuesta más reciente fue Skype, y concretamente, en el entorno profesional, Skype Empresarial ha sido la punta de lanza, junto con Outlook, de las comunicaciones en línea de la compañía americana.
Los tiempos cambian y las formas de trabajar también
La tendencia a la utilización de herramientas para realizar trabajos colaborativos en tiempo real, trabajos que antes eran individuales y que había que juntar para contrastar, hoy en día es la gran demanda, y un canal de comunicación no es suficiente, se necesita algo más. De esta idea nació Microsoft Teams, la forma definitiva (de momento), para agrupar a personas en torno a proyectos para trabajar y comunicarse desde un único lugar, con la comodidad y productividad que ello conlleva.
Desde Makesoft Technologies, como partner de Microsoft, queremos acercarte a estas herramientas, y explicarte en poco tiempo, cómo nuestras herramientas pueden ayudarte a ser productivo y colaborativo, y más ahora con el momento que estamos viviendo.
¿Qué puede hacer Microsoft Teams por tí?
Como comentábamos, Microsoft Teams se presenta como una herramienta de colaboración en línea, que funciona en base a equipos o espacios de trabajo, que realmente son grupos de Sharepoint, otra potente herramienta que corre por detrás de la aplicación y que es el corazón de este sistema de colaboración, y este forma parte a su vez del entorno Microsoft 365 que proporciona otras herramientas de trabajo, como Office 365, la suite ofimática más completa y que prácticamente, todo el mundo conoce.
Además, otro de los puntos clave que hacen perfecta esta herramienta para tele-trabajar, es el uso del correo electrónico y los calendarios con Outlook. Con todas estas herramientas, se genera contenido que podremos almacenar y gestionar en línea con Onedrive, la unidad de disco de 1Tb en nube, que nos permitirá además, disponer de la información que necesitemos en cualquier momento y lugar, siempre y cuando dispongamos de una línea de conexión con internet.
Como puedes imaginar, con todo este despliegue de herramientas, Microsoft Teams es mucho más que un programa de chat, y verás que su uso es muy sencillo, facilitando el trabajo diario y aún más si lo realizas en remoto, como ahora nos toca hacer de manera forzosa. Vamos a poner un ejemplo práctico para que puedas ver lo que se puede hacer.
Actualmente en nuestra empresa, tenemos varios equipos de personas para distintos proyectos, e incluso al revés, proyectos distintos para un único equipo, pero para poder mantener la línea de trabajo, necesitamos tratar diversos temas, documentar, reunirse con el cliente. Todo esto se puede realizar de forma sencilla teniendo una suscripción de Microsoft 365 u Office 365.
Como componente de este grupo de trabajo, tengo en mi ordenador instalado la suite de Office 365, con las herramientas que conocemos. puedo editar un documento de texto con Microsoft Word, en el que expongo una serie de datos que necesito aclarar con mi cliente. No necesito guardarlo en mi disco duro, pues utilizo Onedrive, que es mi espacio personal en línea. Abro Outlook para escribir a mi contacto y tras concretar con él los temas que vamos a tratar, preparo una reunión en Teams desde el calendario de Outlook.
Mi cliente lo acepta y recibo su confirmación de manera automática mientras que él, ha recibido un mail con un enlace para reunirse el día concretado
El día de la reunión, me conecto a ella desde Teams, mientras que espero a que se una mi cliente. Puedo hablar con él desde mi equipo, e incluso montar una vídeo conferencia. Además, me conecto a mi unidad de Onedrive para compartir el documento en su pantalla e incluso podemos realizar correcciones sobre él en el momento. Puedo abrir una pizarra para tomar unas notas o discutir con mi cliente sobre una idea, y posteriormente, añadirlo a mi documentación.
Además, si necesito que otras personas del equipo tengan que unirse a la conferencia, puedo invitarles sobre la marcha sin problemas. Una vez que tengo todo claro, puedo compartir con mi equipo desde Teams el documento que estoy tratando y otras personas pueden a su vez modificar, añadir anotaciones y comentarios al archivo, y si es necesario, me pueden «chatear» para comentarme algo sin problemas.
Cuando la documentación final está lista, puedo añadirla a la biblioteca del proyecto, en Sharepoint, y así, todos los miembros del equipo tendrán acceso a este documento si es necesario.
Podría también organizar tareas de trabajo y asignarlas a cada miembro del equipo con Planner, y todas las comunicaciones se pueden visualizar desde Teams, y no tengo que estar necesariamente en la aplicación de Panner para enterarme de lo que está sucediendo. Todo esto ha pasado sin tener que levantarme del escritorio de mi casa, y con la facilidad de uso que proporcionan las herramientas de Microsoft.
Pero… ¿hay más?
Si, mucho más. Si necesitas disponer de un número de teléfono porque tus cliente no disponen de estas herramientas, puedes disponer de este servicio y llamar desde Teams o recibir llamadas como si tuvieras un móvil. Incluso puedes incluir en una reunión a personas a través de una llamada, pudiendo estar en una tele-conferencia con personas que utilizan por ejemplo, Teams, Skype y su teléfono móvil.
Teams dispone de compatibilidad con aplicaciones de terceros, muchas de ellas ya incluidas en una amplia lista a la que puedes acceder desde el mismo programa, y si tienes un poco de idea y curiosidad, puedes realizar tareas automatizadas con Microsoft Power Automate, (anteriormente Flow), y generar automatizaciones, flujos de trabajo y aprobación a las tareas que emites a tus equipos.
Y aún nos quedaremos cortos con las posibilidades que tendrás con Microsoft Teams, pero ¿te las vas a perder?
Si necesitas asesoramiento y tienes la necesidad de implementar estas herramientas de trabajo colaborativo en tu compañía, no dudes en contactar con nosotros y te informamos de todos los detalles, además de ayudarte a ponerlo en marcha. ¿A qué esperas? Contáctanos.
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