Desde los primeros días de la alerta sanitaria del COVID19, os comentábamos cómo podía ayudaros Microsoft Teams a tele-trabajar desde casa, y uno de los puntos fuertes de este programa son las reuniones en línea. Tenemos que entender Microsoft Teams como si de un teléfono se tratase, y cuando quieres reunirte con alguien, buscar el mejor momento posible. Pero muchas veces esta tarea te obliga a entrar y salir del calendario, mirar y buscar entre fechas, o acabar preguntando a la persona o personas con las que quieres reunirte.
Pero ¿qué pasaría si esto lo tienes a mano y de una forma sencilla de manejar? Pues para eso utilizaremos FindTime de Microsoft, la herramienta que te ayudará a encontrar el momento perfecto para una reunión en línea.
FindTime, ¿otro programa más?
Realmente es una app, pero se presenta como un complemento para Microsoft Outlook, el gestor de correo del paquete Office 365. Para instalarlo tendrás que acceder a la tienda en línea desde el propio Outlook, o desde la página web de FindTime, que te adjuntamos en este enlace.
Una vez que lo hayas activado, aparecerá en tu Outlook online o en la versión de escritorio, un acceso a la aplicación que podrás utilizar en cuanto se haya actualizado la información en el sistema. Esto puede tardar un tiempo, dependiendo de la información y cuentas o grupos que tengas en tu organización.
Pero ¿cómo funciona FindTime?
FindTime es un programa que realiza sondeos de la disponibilidad de las personas de tu organización, de manera que al pulsarlo y con la idea de planificar una reunión, nos indicará si las personas están disponibles en la franja horaria en la que pensamos reunirnos. Es sencillo de utilizar, porque tiene muy pocas opciones. Básicamente es un calendario que muestra con unos pequeños iconos de personas en verde o rojo si estarán disponibles o no.
Esto nos facilita poder elegir en qué momento planificar la reunión sin interferir con otras que los otros usuarios ya tengan, aunque esto no exima de que rechacen la reunión que envíes por otros motivos que no estén reflejados en sus calendarios.
Puedes utilizar FindTime directamente desde la pantalla de correo de Outlook, desde el calendario, al crear un correo nuevo o una nueva reunión de Teams. Todas las opciones de visualización posibles las tendrás a mano para saber si este es un buen momento para planificar tus reuniones.
Como ves, esta utilidad facilita mucho la labor a la hora de saber si podrás comunicarme con alguien de tu organización en estos tiempos en los que aún teletrabajamos, y en un futuro, si sigues trabajando desde casa. Esta y muchas funcionalidades más están disponibles en las suscripciones de Microsoft 365 y nuestros expertos en Makesoft Technologies pueden asesorarte sobre la opción más idónea para el trabajo de tu día a día. No dudes en contactar con nosotros.
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