Uno de los requisitos indispensables para alcanzar el éxito de un negocio, medianas o grandes empresas, es el correcto manejo de su capital. Pero esto no sólo consiste en llevar bien las cuentas, sino también en el tipo de decisiones que se toman respecto al patrimonio intelectual, activos y servicios que en definitiva, formarán parte del libro donde reflejar y controlar las finanzas de su empresa.
Una forma exitosa de llevar las cuentas de su negocio y conocer su estado de salud, pasará siempre por hacerlo, teniendo en cuenta la información que nos arrojan los datos.
El secreto es poseer dicha información, visualizarla, entenderla y extraer conclusiones.
Esa es la clave del éxito y para llegar a esa situación, necesitamos acompañarnos de herramientas gestión comercial y empresarial, así como de inteligencia de negocio como; Dynamics CRM, Dynamics 365, Power BI, SAP, Axapta … y resto de software o aplicaciones que trabajan con los datos.
Aquellas empresas que toman decisiones basadas en datos y lo hacen de forma planificada, están minimizando sus riesgos y siendo más eficaces que aquellas que lo hacen de forma intuitiva ni metódica.
¿Cuál es el problema de las grandes finanzas?
Sin duda el mayor problema a la hora de gestionar las finanzas de una compañía es “El No Saber”.
La falta de información sobre nuestra propia empresa, los gastos, ingresos, las partidas que se destinan a tal o cual asunto, las inversiones, los recursos, la acumulación de stock…. ¿Dónde se va el dinero?. ¿En qué se invierte?. ¿En qué no?…
Además el no conocer las cifras de los mercados, los precios, la situación de la competencia. El desconocimiento de todos estos factores es sin duda el mayor de los problemas a la hora de gestionar las finanzas de una compañía.
Un gestor que disponga de esta información, de una forma centralizada y normalizada, será capaz de conocer el estado real de las cuentas. Y por lo tanto, tomar las mejores decisiones.
Sabrá si debe o no invertir en la contratación de más personal, si debe destinar recursos por ejemplo a buscar proveedores más baratos para reducir costes y mejorar la competitividad. También será capaz de llevar los pagos al día, y los cobros, entre otros muchos aspectos.
La buena relación entre el concepto de finanzas y la toma de decisiones, depende del acceso a la información. En las decisiones financieras el concepto de «los números y su comportamiento«, se debe tener permanentemente presente y se debe basar en un análisis que dé como resultado un buen retorno de la inversión.
La incertidumbre siempre será un factor constante, pero la información nos hará asegurar una Tasa de Retorno Requerida (TRR) mínima que nos va a asegurar la permanencia de la empresa en el mercado.
¿Qué tipo de software suelen utilizar?
Seguro que llegados a este punto del artículo, muchas (y no todas) las preguntas indicadas anteriormente, han circulado por la cabeza.
Da lo mismo si el tamaño de la empresa es la de un autónomo, pequeña, mediana o gran empresa. Todas las personas que las componen, padecen los mismos «dolores» económicos. Distinto es la complejidad del negocio, la operativa de relación con los clientes, las cadenas de valor de cada producto o servicio, la logística… Pero esos aspectos, tienen más que ver con los aspectos tácticos del día a día de cada negocio. Porque al final, en cuanto a la realidad financiera de las mismas, todas facturan, gestionan sus libros de contabilidad, deben revisar la tesorería y en el peor de los casos… También sufren los impagos.
Muchas escuelas de negocios, hablan de lo que se ha dicho siempre en nuestros hogares: «La clave de todo, está en el control de la planificación tanto de gastos como de ingresos».
Por suerte, el mercado de las herramientas SaaS (Software-as-a-Service), llegaron hace tiempo para ayudar en ese sentido. Además de suponer un importante ahorro, a día de hoy, gracias a la facilidad de implementación, bajos costes de licencias y la flexibilidad que ofrecen, por la multiplicidad de módulos, funcionalidades y adaptación a cada negocio. Igualmente, el mercado de este tipo de soluciones SaaS o en la nube, cubren áreas para las ventas, finanzas y su contabilidad. Ya es posible disponer de potentes herramientas que nos brindan ayuda en áreas como los recursos humanos, marketing, servicios de campo, gestión de la imagen de marca en las redes sociales, etcétera.
Hoy en día, cada tipo de software, es capaz de almacenar una cantidad innumerable de información
Y se refiere no solo a las posibles soluciones que se pueden aplicar en cada problema, que surja durante el desarrollo de las actividades de una empresa. También poseen el mismo conocimiento de cómo administrar correctamente cada sector de una empresa.
Es decir, existen ya verticales estandarizados de cada solución o al menos, proveedores que por su trayectoria, han incorporado suficiente conocimiento sobre un sector concreto. Pudiendo así, adaptar el estándar de cualquier solución, a las necesidades y operativas de cada sector productivo.
Las aplicaciones recogidas en este tipo de software, por lo general, disponen de interfaces sencillas para que los usuarios puedan trabajar de de manera intuitiva, facilitando así el tratamiento de la información. (Ya sea contabilidad general, decisiones financieras, planificaciones, gestión tesorera, evolución de proyectos, compra de materiales, asignación de recursos…).
Sin embargo, no todas las soluciones existentes en el mercado, son capaces de manejar enormes volúmenes de datos e información y a la vez. Es decir, que dispongan de funcionalidades como llevar a cabo diferentes tipos de operaciones, cálculos, facilitar flujos de trabajo, automatizaciones de procesos diarios de la compañía, gestionar el control de calidad de la producción, control del almacenamiento, realizar imputaciones de ingresos, gastos o diferimientos a cuentas contables, establecer rangos de precios, compartir documentación,…
Cuál es nuestro software recomendado
Un software de gestión financiero (ERP finanzas y operaciones) fiable, ágil y seguro que permita conocer al detalle y de forma integrada toda la información de las operaciones de la compañía, como las que hemos mencionado desde el inicio del artículo, es el que se encuentra basado en tecnología Microsoft, como es Microsoft Dynamics 365. Este le va a permitir:
- Conocer la situación de futuros compromisos (pedidos) en cuanto a previsiones de venta
- Gestionar los procesos de fabricación, ya sean servicios o productos
- Controlar los costes e ingresos procedentes de los puntos de venta, de procesos comerciales o su fuerza de venta
- Mejorar la productividad por su integración con Office 365
Pero además, su entorno seguro y de interfaz intuitiva le ofrecen total información a los usuarios sobre:
- Tesorería
- Conciliación bancaria
- Contabilidad general (general ledger), contabilidad analítica y presupuestaria
- Gestión del circulante y del pasivo
- Movimientos y flujos de caja
- Estados de situación e informes de cierres trimestrales
- Necesidades financieras futuras
- Costes reales y potenciales
- Gestión de impuestos, servicio inmediato de información (SII)
- Compras y situación de pagos frente a facturación de terceros
Y un largo contenido de funcionalidades que, por su longitud, no pueden ser descritas por entero en este artículo.
Con todo, una potencialidad más que se suma a Dynamics 365, cuando hablamos de aplicarlo al entorno de contabilidad y finanzas, es su combinación con Microsoft Power BI. La herramienta perfecta para la inteligencia de negocios.
Power BI la solución que le va a facilitar la recopilación de información desde más de 65 orígenes de datos. Ya sean externos o propios. Obteniendo así una imagen completa del estado de situación de su compañía.
Es verdad que recopilar estos grandes volúmenes de datos , siempre requieren una gran cantidad de tiempo. Sin embargo con Power BI es cierto que se reduce considerablemente (prácticamente las conexiones a las tablas de datos se realizan en segundos). Un tiempo que se podrá invertir en el análisis estratégico de la información.
Existen numerosas ventajas y beneficios para las empresas que utilizan Power BI como son:
- Paneles e informes financieros atractivos que arrojen luz sobre los ingresos, gastos y rentabilidad.
- Combinación de datos para identificar varianzas y desviaciones.
- Detección de aumento en los de costes imprevistos con antelación, gracias a las actualizaciones en tiempo real.
- Alertas de los gastos atípicos y las anomalías de forma anticipada con las visualizaciones intuitivas.
- Posibilidad de elaborar previsiones con tiempo suficiente, para implementar planes de corrección si es necesario.
- Análisis de tendencias y patrones para la búsqueda proactiva de indicaciones de fraude y abuso.
Todo ello, manteniendo sus datos al día con las actualizaciones automáticas, para que de esa forma sus decisiones sean ágiles y siempre basadas en datos.
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